Documentos fiscales del SAT que debes tener antes de cambiar de contador

Tomar la decisión de cambiar de contador no es algo habitual, pero puede llegar el momento en que la relación se desgaste,
ya sea por falta de comunicación, errores en el servicio o simplemente porque tu negocio necesita un acompañamiento más completo.
En esos casos, es fundamental tener a la mano cierta información y documentos que garanticen una transición sin complicaciones.

¿Por qué es importante preparar un expediente?

Cuando eliges un nuevo contador, él necesitará toda la información histórica y legal de tu empresa.
Este expediente te permitirá no solo concluir la relación con tu contador anterior de manera ordenada, sino también darle a tu nuevo asesor contable un panorama claro de tu negocio.
Además, recuerda que la responsabilidad de contar con respaldos no es únicamente del contador, tú como dueño o representante de la empresa también debes conservarlos.

Documentos básicos que debes solicitar

Si eres persona física

• Copia de tu identificación oficial.
• Comprobante de domicilio fiscal actualizado.
• Constancia de situación fiscal para verificar que todos los datos coincidan.

Si eres persona moral

• Identificación de cada socio.
• Acta constitutiva y todas las modificaciones realizadas.
• Firma electrónica avanzada (FIEL) del representante legal.

Accesos y contraseñas indispensables

El correcto manejo de las contraseñas y accesos es crucial para cumplir con tus obligaciones fiscales.
Tanto en personas físicas como morales se deben tener actualizados los siguientes:

• Contraseña CIEC y firma electrónica (archivos .key, .cer y la contraseña de la e.firma).
• Sellos digitales (indispensables para facturación, sobre todo en personas morales).
• Accesos a impuestos estatales como:
  • Impuesto sobre nómina.
  • Impuesto cedular.
  • Impuesto sobre hospedaje (cuando aplique).

En caso de extravío o daño de los archivos de la firma electrónica, será necesario acudir al SAT para su reposición.
Recuerda que esta información es distinta a la contraseña CIEC.

También te puede interesar: Diferencias entre FIEL, EFIRMA y CIEC

Información contable que no debe faltar

Para facilitar la migración de un despacho contable a otro, lo ideal es contar con un respaldo del sistema contable.
Si ambos utilizan el mismo software, bastará con un respaldo en la misma versión.
Si no, se deberán entregar estados financieros completos para poder cargar la información nuevamente.

Documentos contables esenciales

• Estados financieros con saldos actualizados.
• Estados de cuenta bancarios de todo el año en curso.
• Historial de saldos a favor de ISR e IVA.
• Detalle de pérdidas fiscales pendientes.
• Papeles de trabajo de depreciación y deducción de activos fijos.
• Relación actualizada de clientes y proveedores.
• Historial de dividendos repartidos (si los hubiera).

Aunque lo más recomendable es cambiar de contador al cierre del ejercicio fiscal, es posible hacerlo en cualquier momento, siempre y cuando se cuente con esta información.

Si tienes trabajadores, también necesitas

• Tarjeta de identificación patronal y acuse de registro.
• Acceso a ITSE (certificado o llave única).
• Usuario y contraseña de SIPARE.
• Acceso al Infonavit (usuario, correo y contraseña).
• Acceso al escritorio virtual del IMSS.
• Relación detallada de los trabajadores:
  • Número de empleados.
  • Periodicidad de pago (semanal, quincenal, etc.).
  • Fechas de alta ante el IMSS.
  • Relación de incidencias del año (para prima de riesgo de trabajo).
• Respaldo del software SUA (Sistema Único de Autodeterminación).

En sectores específicos, como la construcción, también podrían solicitarse trámites en el
Ciroc o en el REPSE, dependiendo de la subcontratación de personal.

¿Qué hacer si tu contador no entrega la información?

Si por algún motivo no recibes toda la documentación, aún puedes recuperar gran parte de los datos: facturas, declaraciones, estados de cuenta y contraseñas que se pueden renovar directamente en el SAT, IMSS o Infonavit. Aunque la contabilidad se puede llevar sin un expediente completo, siempre será más sencillo contar con toda la información desde el inicio.

Ejemplo práctico

Imagina que en lugar de recibir una película con toda la historia de tu empresa, solo tienes fotografías sueltas: declaraciones, estados de cuenta y facturas. Aunque se puede reconstruir gran parte de la información, lo ideal es contar con el expediente completo para que tu nuevo contador tenga la película entera y no solo fragmentos.

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