Cómo solicitar facturas y utilizarlas correctamente.

¿Alguna vez te has encontrado en la situación en la que, al realizar una compra, te han preguntado si deseas una factura o te solicitaron información que no sabías cómo proporcionar? En este artículo, te explicaremos todo lo que necesitas conocer sobre la facturación, es decir como solicitar facturas y utilizarlas correctamente.

Factura vs. Ticket o Nota de Compra

En primer lugar, es importante entender que las facturas también se conocen como CFDI, que significa "Comprobante Fiscal Digital por Internet". Es crucial destacar que las facturas y los tickets o notas de compra no son lo mismo; son los CFDI o facturas los que tienen un impacto fiscal.

Una factura se compone de dos archivos: un PDF que suele ser visible para nosotros y un XML que contiene información en forma de código, no legible para nosotros, pero es lo que le da validez oficial al documento.

El PDF de la factura contiene información sobre el emisor (quien vende el producto), el receptor (tú en este caso), la fecha y hora de emisión, la descripción del producto o servicio adquirido y el desglose de los impuestos. Además, incluye una cadena y sello digital con un código QR para verificar la autenticidad de la información.

Un consejo importante es solicitar ambos documentos al proveedor al momento de requerir una factura para poder validar la información. Si por alguna razón no los obtienes, siempre puedes consultar estos datos en el portal del SAT.

Beneficios de Facturar

A pesar de que la solicitud de factura no es obligatoria, tiene varios beneficios:

• Control de gastos
• Comprobación de propiedad de bienes
• Solicitud de saldos a favor
• Promoción de la formalidad económica

Estos beneficios ayudan a gestionar mejor tus gastos, demostrar la propiedad de bienes, solicitar reembolsos de impuestos y contribuir a la formalidad económica en el país.

Información Requerida para la Facturación

Con la actualización en la facturación 4.0, es esencial proporcionar ciertos datos a tu proveedor para generar la factura de tu compra. Debes brindar el nombre, RFC, régimen fiscal, código postal y el uso del CFDI. Puedes encontrar esta información en tu constancia de situación fiscal.

El uso del CFDI es un dato importante, ya que determina cómo se utilizará la factura en tu contabilidad. Debes elegir el uso correcto, ya que un error requerirá la cancelación y reemisión de la factura.

Usos Comunes de CFDI

Existen varios usos comunes de CFDI que se dividen en tres categorías principales: gastos, inversiones y deducciones.

Algunos ejemplos incluyen:

• G01: Adquisición de mercancías (por ejemplo, zapatos en una zapatería).
• G02: Descuentos, devoluciones o bonificaciones.
• G03: Gastos en general (como gasolina, teléfono o internet).
• I01 a I08: Inversiones (por ejemplo, mobiliario de oficina o equipo de cómputo).
• D01 a D10: Deducciones personales (aplican en la declaración anual de personas físicas).

Es importante elegir el uso correcto según la naturaleza de la transacción para garantizar su efecto fiscal adecuado.

Restricciones en los Usos de CFDI

Las personas físicas pueden utilizar todos los usos de CFDI, mientras que las personas morales tienen restricciones en las deducciones personales y los recibos de nómina.

Condiciones para la Facturación

Cada establecimiento puede tener sus propias cláusulas y condiciones para facturar, incluyendo plazos para solicitar la factura. Es importante consultar estas condiciones para evitar problemas.

Si tu proveedor no emite la factura, siempre puedes solicitarla a través del portal del SAT.

IVA y Comisiones

Ten en cuenta que cobrarte el IVA de manera adicional o imponer comisiones por el método de pago, como la tarjeta de crédito, es una práctica indebida. No debes aceptar estos cargos injustificados.

En conclusión, entender el proceso de facturación y sus detalles es esencial para mantener un buen control financiero y cumplir con las obligaciones fiscales de manera adecuada. No dudes en buscar ayuda o asesoramiento si tienes dudas sobre la facturación.